T 1172/00 (Restitutio/PROFESSIONAL GENERAL ELECTRONIC PRODUCTS P.G.E.P.) of 5.9.2001

Exposé des faits et conclusions

I. La demande de brevet européen n 96 402 249.5 (n de publication 0 771 051) a été rejetée par décision de la Division d'examen de l'Office européen des brevets (OEB). La décision de rejet a été remise à la poste le 17. mai 2000.

II. Par fax du 13 septembre 2000 le mandataire agréé a été avisé par l'OEB qu'un paiement de EUR 1022.0 correspondant à une taxe de recours a été effectué pour cette demande le 5 juillet 2000 mais que l'OEB n'avait "pas reçu de lettre déposant un recours".

III. En date du 14 septembre 2000 le requérant (demandeur) a déposé auprès de l'OEB un mémoire exposant les motifs du recours. Le 29 septembre 2000 un appel téléphonique de l'OEB a attiré l'attention du mandataire sur le fait que l'acte de recours n'était pas parvenu dans le délai requis à l'OEB, mais que l'article 122 CBE prévoyait la possibilité de présenter une requête en restitutio in integrum.

IV. Par lettre du 18 octobre 2000, reçue à l'OEB le 21. octobre 2000, le mandataire agréé a formé une requête en restitutio in integrum concernant le délai de deux mois à compter du jour de la signification de la décision prescrit pour former le recours (article 108 CBE, première phrase). La taxe de restitutio in integrum a été réglée le 17 octobre 2000.

V. Dans cette lettre le requérant expose que :

- le requérant, après avoir été informé de la décision de rejet, a donné instruction de former un recours contre cette décision le 22 juin 2000 ;

- à la réception de l'instruction du requérant, la responsable administrative des brevets au cabinet du mandataire agréé a noté un délai de paiement et de dépôt de l'acte de recours pour le 3 juillet 2000 ;

- la responsable administrative a fait établir un bordereau de règlement de taxe de recours, et a soumis ce bordereau de paiement à Monsieur X., associé du cabinet ;

- le paiement de taxe a été effectué à la date prévue par la responsable administrative ;

- simultanément, la responsable administrative a demandé à Monsieur Y., mandataire en charge du dossier de la demande de brevet, de préparer un acte de recours ;

- Monsieur Y. a rédigé le 7 juillet 2000 une lettre manuscrite qui a été déposée par lui avec le dossier de la demande de brevet sur le bureau de la responsable administrative ;

- le même jour, Monsieur Y. partait en congés ;

- cependant, la collaboratrice de Monsieur Y., Madame Z. a repris le dossier pour préparer le mémoire exposant les motifs du recours, en pensant que toutes les formalités de l'acte de recours avaient été effectuées; Madame Z., qui travaille à domicile, a pris copie des pièces essentielles du dossier et l'a rangé dans la pile des dossiers en cours ;

- par conséquent, le délai de dépôt de l'acte de recours a expiré alors que les personnes concernées pensaient que l'acte de recours avait été régulièrement déposé.

Pour ces raisons l'absence de réception par l'OEB de l'acte de recours que Monsieur Y. avait rédigé dans sa lettre manuscrite est due à un concours de circonstances exceptionnelles dans un service fonctionnant habituellement de manière très satisfaisante.

VI. Dans une notification du 12 février 2001, la Chambre a exprimé des doutes quant au bien fondé de la requête en restitutio. Elle a signalé que, selon l'article 122(1) et (3) CBE, le requérant doit faire preuve de toute la vigilance nécessitée par les circonstances en vue d'observer un délai et indiquer non seulement les faits mais aussi les justifications invoqués à l'appui de sa requête en restitutio. Or dans le cas présent le requérant s'est limité à exposer les faits mais n'a pas démontré qu'il avait fait preuve de toute la vigilance nécessitée par les circonstances.

VII. Dans une lettre de réponse à cette notification, datée du 13 avril 2001, le requérant a produit une déclaration de Monsieur X., mandataire agréé chargé des questions administratives et d'organisation interne au cabinet. Dans sa déclaration, Monsieur X. expose le fonctionnement du système de surveillance des délais en place dans le cabinet soulignant notamment qu'un mécanisme de vérification indépendant était mis en oeuvre :

La responsable administrative note la date de fin de délai sur son agenda, avec les références du dossier. Elle colle ensuite au bas de la couverture du dossier une étiquette portant la date de fin du délai. Le mandataire établit une lettre au client dans laquelle il rappelle la date de fin de délai. Les dossiers sont alors classés chronologiquement selon les dates de fin de délai. Enfin la responsable administrative note sur son agenda les références du dossier à une deuxième date interne, antérieure à la date de fin de délai. A cette date interne elle vérifie que la réponse du client est bien arrivée et que le dossier est en cours de traitement par le mandataire. Lorsque le dossier a été traité, elle annule la mention du dossier sur son agenda.

Dans le cas présent, lorsque la décision du 17 mai 2000 a été reçue, la date de fin de délai a été notée au 17. juillet 2000. La date du 3 juillet mentionnée dans la requête en restitutio était la date interne de contrôle et non une première prise de délai. Le mandataire chargé du dossier, Monsieur Y., a été informé le 22 juin 2000 des instructions du client et le dossier lui a été remis avec son étiquette portant la date limite du 17. juillet 2000. Il n'était pas informé de la date interne du 3 juillet 2000 car il n'avait pas une obligation de respecter ce délai interne.

Il arrive très fréquemment, que les mandataires en charge de dossiers continuent à travailler après le départ du personnel administratif. Dans ce cas ils placent leurs dossiers traités sur le bureau de la responsable administrative. La règle interne du cabinet impose que le matin suivant, la responsable administrative traite, ou fasse traiter, en priorité, les dossiers en question, même si, et surtout si, le mandataire est absent du bureau ce matin là. Il ne fait aucun doute que la responsable administrative était bien informée de ce qu'elle devait faire de la lettre manuscrite du mandataire après son départ en congés.

Motifs de la décision

1. Selon l'article 108 CBE le recours doit être formé par écrit auprès de l'OEB dans un délai de deux mois à compter du jour de la signification de la décision. Le seul fait d'acquitter une taxe de recours ne signifie pas que le recours a été valablement formé (T 371/92, JO OEB 1995, 324). Puisque, dans le cas présent, l'acte de recours n'est pas parvenu à l'OEB dans le délai précité de deux mois, le recours ne saurait être considéré comme formé que s'il était fait droit à la requête en restitutio présentée par le requérant.

2. Il apparaît que la requête en restitutio du requérant reçue le 21 octobre 2000 satisfaisait aux conditions formelles requises par l'article 122(2) et (3) CBE et était recevable.

3. En ce qui concerne le bien fondé de la requête en restitutio, l'article 122(1) CBE prévoit que le demandeur d'un brevet européen qui, bien qu'ayant fait preuve de toute la vigilance nécessitée par les circonstances, n'a pas été en mesure d'observer un délai à l'égard de l'OEB est, sur requête, rétabli dans ses droits.

3.1. Selon la jurisprudence des chambres de recours, le requérant ou son mandataire doivent pouvoir démontrer à ce propos :

a) qu'un système normalement efficace de surveillance des délais fixés dans la CBE était en place dans l'entreprise ou le cabinet, système qui comporte un mécanisme de vérification indépendant afin d'éviter qu'un malentendu n'empêche de préparer et déposer un acte de recours dans les délais (cf. la jurisprudence citée dans "La jurisprudence des Chambres de recours de l'Office européen des brevets", 3ème édition, 1998, p. 326 f., en particulier la décision T 828/94) ;

b) en cas de comportement erroné d'une auxiliaire, que le mandataire a choisi une personne qualifiée pour cette fonction, qu'il l'a mise au courant des tâches à accomplir et qu'il a surveillé leur exécution dans une mesure raisonnable. Il est tenu aux mêmes obligations en ce qui concerne les suppléants pendant les vacances (loc. cit., p. 334).

3.2. L'ensemble des pièces du dossier ne permet pas à la Chambre de constater que le système de surveillance en place dans le cabinet comportait un mécanisme de vérification indépendante qui était aussi efficace lors de l'absence du mandataire en charge du dossier.

En fait, après le départ en congés de Monsieur Y., mandataire agréé en charge du dossier, la responsable administrative était la seule personne, qui était chargée de veiller à ce que le dépôt de l'acte de recours soit correctement effectué et qui, en même temps, était autorisée à annuler la mention du dossier sur son agenda. Dans ces circonstances, une vérification indépendante par une autre personne n'était plus assurée durant cette période. En particulier, Madame Z., la collaboratrice de Monsieur Y., n'avait été mise au courant ni du délai relatif au dépôt de l'acte de recours ni du fait que le dépôt n'avait pas encore été accompli.

3.3. En ce qui concerne les auxiliaires qui participaient aux activités se rapportant à ce dossier (c'est-à-dire la responsable administrative et Madame Z., la collaboratrice de Monsieur Y.), il n'a pas été établi que le mandataire agréé leur ait laissé des instructions appropriées au vue de son départ en congés. En tout cas, la copie de l'acte de recours manuscrit rédigé par ce dernier avant son départ ne comporte aucune indication à cet effet. Il apparaît, par conséquent, que les responsabilités de Madame Z. et de la responsable administrative n'étaient pas clairement définies, ainsi que cela ressort p. ex. du fait que Madame Z. a repris le dossier pour préparer le mémoire exposant les motifs du recours sans vérifier si les formalités de l'acte de recours avaient bien été effectuées par la responsable administrative.

Pour ces raisons la Chambre est d'avis que les auxiliaires du mandataire agréé n'avaient pas été suffisamment informées des tâches à accomplir pendant son absence.

3.4. Il a été décidé dans la décision T 377/93, à laquelle le requérant s'est référé, que la faute d'une auxiliaire constituait une méprise survenant isolément dans l'application d'un système sinon normalement satisfaisant. La Chambre est cependant d'avis qu'une telle conclusion ne s'impose pas dans les circonstances de la présente affaire, dans laquelle la méprise doit plutôt être attribuée à un défaut d'organisation au moment du départ en congés du mandataire en charge du dossier, comme cela a été exposé ci-dessus.

3.5. Par ses motifs, le requérant ne peut être rétabli dans ses droits quant au non-respect du délai prévu pour la formation du recours (article 108, première phrase CBE).

4. Par conséquent, le recours n'est pas considéré comme formé et, par suite de l'inexistence d'un recours, la deuxième instance n'est pas saisie.

5. Puisque l'acte de recours est inexistant, la taxe afférente payée se trouve dépourvue de cause et doit être remboursée.

DISPOSITIF

Par ces motifs, il est statué comme suit :

1. La requête en restitutio in integrum est rejetée.

2. Le recours n'est pas considéré comme formé.

3. Le remboursement de la taxe de recours est ordonné.