T 0785/01 (Dispositif correcteur/VALEO VISION) of 30.9.2003

Exposé des faits et conclusions

I. La Division d'examen a signifié le 15 décembre 2000 la décision de rejet de la demande de brevet n°97 401 748.5. Le délai de deux mois pour former le recours (article 108, première phrase CBE) expirait le jeudi 1er mars 2001, la décision de rejet ayant été effectivement signifiée par lettre recommandée avec accusé de réception le 29 décembre 2000 soit plus de dix jours après la remise à la poste (règle 78, paragraphe 2 CBE).

II. Le 14 mars 2001, le mandataire agréé dûment constitué a informé le demandeur sur l'inobservation du délai de deux mois prévu à l'article 108, première phrase CBE. Suite aux instructions reçues par la demanderesse ci-après la requérante, il a déposé une requête en restitutio in integrum le 12 avril 2001. Le même jour, il a acquitté la taxe de restitutio in integrum ainsi que la taxe de recours. Le même jour, il a également soumis un mémoire exposant les motifs à l'appui de la requête en restauration ainsi que diverses attestations. Le même jour, il a également accompli "l'acte non accompli", à savoir présenter l'acte de recours (voir pages 1 et 2 de la lettre en date du 12 avril 2001, "nous faisons suite à votre décision de rejet du 15.12.2000 concernant la demande en référence" ; "nous requérons la révocation de la décision dans son intégralité.").

III. Dans son mémoire exposant les motifs invoqués à l'appui de la requête en restitutio in integrum, le mandataire a fait valoir à la fois le déménagement du cabinet, l'absence pour maladie de son assistante du mandataire, le grand nombre de notifications reçues de l'OEB à l'époque des faits, les circonstances particulières du dossier, la compétence des intervenants et le système de surveillance des délais mis en place au sein de son cabinet.

IV. Dans une première notification datée du 18 février 2002, la Chambre a indiqué que la requête en restitutio se fondait essentiellement sur une défaillance isolée du système de surveillance des délais. Elle a également demandé des explications détaillées du système de surveillance des délais mises en place dans le cabinet du mandataire ainsi que des mesures prises pour surveiller dans une mesure raisonnable l'exécution des tâches confiées à des auxiliaires. D'autre part, des pièces et déclarations devraient fournies pour étayer les explications à donner.

V. En réponse à cette notification intermédiaire, le mandataire a formulé dans une lettre du 18 juin 2002 trois requêtes :

- requête principale : renvoi de la demande devant la division d'examen pour décision sur la requête en restitutio pour pouvoir bénéficier du double degré de juridiction pour les faits propres à la restitutio ;

- requête subsidiaire 1 : saisine de la Grande Chambre de recours pour savoir quelle est l'instance compétente en premier ressort pour examiner la requête en restitutio ;

- requête subsidiaire 2 : examen de la requête en restitutio par la chambre de recours.

Concernant la deuxième requête subsidiaire, il a fourni des explications sur le système de vérification et de surveillance des délais et étayé ses explications par des déclarations et attestations des personnes en charge des différentes tâches dans la gestion des délais.

VI. Dans une deuxième notification intermédiaire en date du 19. août 2003, la Chambre a fait savoir que, après examen des explications fournies ainsi que des pièces et déclarations produites, elle estimait qu'il pouvait être fait droit à la deuxième requête subsidiaire (restitutio dans le délai de deux mois pour former le recours). D'autre part, elle a invité le mandataire à indiquer s'il maintenait les autres requêtes, sachant que celles-ci, à savoir la requête principale, la première requête subsidiaire ainsi que la requête en procédure orale devenaient sans objet.

VII. Par lettre en date du 4 septembre 2003, le mandataire a fait savoir qu'il retirait sa requête principale, sa première requête subsidiaire ainsi que sa requête en procédure orale dans le cadre de la procédure de restitutio in integrum.

Motifs de la décision

1. La recevabilité du recours formée par la requérante dépend de la question de savoir si la restitutio in integrum quant au délai de deux mois pour former le recours (article 108, première phrase CBE) doit être accordée.

2. Les conditions formelles de présentation de la requête en restitutio in integrum telles que prévues aux paragraphes 2 et 3. de l'article 122 CBE sont remplies.

2.1. "La requête doit être présentée par écrit dans un délai de deux mois à compter de la cessation de l'empêchement" (article 122, paragraphe 2, première phrase CBE) : la date de cessation de l'empêchement étant le 14 mars 2001, la requête présentée le 12 avril 2001 a été présentée dans le délai de deux mois expirant le lundi 14 mai 2001.

2.2. "L'acte non accompli doit l'être dans ce délai" (article 122, paragraphe 2, deuxième phrase CBE) : l'acte de recours est contenu dans la lettre du 12 avril 2001, la taxe de recours, acquittée le 12 avril 2001, soit dans le délai de deux mois requis.

2.3. "La requête doit être motivée et indiquer les faits et les justifications invoqués à son appui "(article 122, paragraphe 3, première phrase CBE) : les motifs, ainsi que des faits et justifications ont été produits par la lettre du 12. avril 2001, soit dans le délai de deux mois requis.

2.4. "La requête n'est réputée présentée qu'à la condition que la taxe de restitutio in integrum ait été acquittée" (article 122, paragraphe 3, deuxième phrase CBE) : la taxe de restitutio in integrum a été acquittée le 12 avril 2001, soit dans le délai de deux mois requis.

3. La question que doit trancher la Chambre est de savoir si la condition relative à l'obligation de vigilance prévue à l'article 122, paragraphe 1 CBE est remplie.

4. Plusieurs motifs à l'appui de la requête en restitutio in integrum ont été invoqués.

4.1. Le déménagement du cabinet

Le mandataire dûment constitué a fait valoir le déménagement du cabinet qui est intervenu dans la semaine du 11 au 17 décembre 2000. Il a indiqué que "n'ont été exécutées au plus fort des opérations de déménagement que les prestations les plus urgentes et les plus prioritaires, différant le traitement des autres dossiers à une période plus calme. Il s'en est suivi naturellement un surcroît de travail pendant les semaines suivantes, qui a cependant été résorbé rapidement de sorte que le cabinet a maintenant repris depuis plusieurs semaines son rythme de travail habituel." D'autre part "le mandataire .... et son assistante .... ont donc, comme de nombreuses autres personnes, été confrontés à un surcroît de travail durant la période qui a immédiatement suivi notre déménagement et qui correspond sensiblement au mois de janvier et de février derniers".

La Chambre ne peut retenir ce motif invoqué. En effet, le délai de recours de deux mois qui n'a pas été observé a commencé à courir le 29 décembre 2000 qui est la date de réception de la décision signifiée par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce délai a donc commencé à courir plus de dix jours après la semaine du déménagement (11 au 17 décembre 2000) et expiré largement après la semaine du déménagement. D'autre part, comme indiqué dans le mémoire, le "surcroît de travail pendant les semaines suivant le déménagement a été résorbé rapidement de sorte que le cabinet a repris son rythme de travail habituel depuis plusieurs semaines". De cette phrase, force est de conclure que les actions postérieures au déménagement et conduisant à une surcharge de travail se sont limitées brièvement dans le temps et qu'elles ont eu raisonnablement peu d'importance dans l'inobservation du délai de recours.

4.2. Absence pour maladie de l'assistante du mandataire

Le mandataire fait valoir une absence pour maladie de l'assistante du mandataire. Cette assistante était absente du 29 janvier 2001 au 2 février 2001 pour raisons de santé. Cette absence "bien que seulement d'une semaine est largement antérieure à l'expiration du délai de recours" et a "augmenté la charge de travail de [l'assistante] à son retour alors que cette charge était encore exceptionnellement élevée par suite du déménagement" (voir page 6 de la lettre du 12. avril 2001). Ce motif est peu convaincant, le mandataire reconnaissant lui-même dans le mémoire que "l'absence n'a duré qu'une semaine" et que celle-ci était largement antérieure à l'expiration du délai. Par conséquent, la Chambre ne saurait retenir ce second motif invoqué.

4.3. Le grand nombre de notifications reçues de l'OEB à l'époque des faits, les circonstances particulières du dossier et la compétence des intervenants :

Le mandataire a fait valoir le grand nombre de notifications reçues de l'OEB à l'époque des faits, les circonstances particulières du dossier (il s'attendait à une nouvelle notification au lieu d'une décision de rejet de la demande), ainsi que la compétence des intervenants (en l'espèce le mandataire expérimenté et associé depuis 1995 ; l'assistante, elle aussi assistante depuis 1985 et parfaitement au courant des procédures attachées aux demandes de brevet et aux procédures de l'OEB).

L'ensemble des ces arguments et faits contribue peu à démontrer que l'obligation de vigilance a été respectée. Ces arguments et faits fixent le contexte dans lequel le dossier a été traité. Par conséquent, la Chambre ne saurait retenir ce troisième motif.

4.4. Le système de surveillance des délais

Le système de surveillance des délais mis en place dans le cabinet et tel que décrit par le mandataire dans ses lettres en date du 12 avril 2001 et 18 juin 2002 est le suivant :

-toute communication écrite reçue au cabinet faisant courir un délai est transmise par le service courrier au service de surveillance qui procède à la saisie d'une manière centralisée du délai dans le système informatique, et de façon concomitante, note sur la communication l' échéance du délai ;

-après cette saisie, la communication écrite est transmise à l'assistante du mandataire qui, tout d'abord, vérifie les données introduites dans le système et inscrites d'une manière manuscrite sur la communication, notamment le calcul de la date d'expiration du délai qu'elle note par ailleurs dans son propre agenda. La mention de la date d'expiration du délai sur la communication permet en outre à l'assistante de s'assurer que la communication a effectivement transité auparavant par le service de surveillance.

Le service de surveillance génère des relances mensuelles à destination des assistantes et des mandataires qui leur permet de s'assurer, en les pointant, que tous les délais sont convenablement pris en compte à leur niveau. L'assistante, quant à elle, relance le mandataire selon des échéances qui dépendent de chaque dossier.

D'après la jurisprudence des Chambres de recours, une méprise survenant isolément dans l'application d'un système sinon normalement satisfaisant n'entraîne pas une perte de droit ; ainsi, le requérant ou son mandataire doivent pouvoir démontrer qu'un système normalement efficace de surveillance des délais fixés dans la CBE était en place dans l'entreprise à la date pertinente (J 2/86, J 3/86, [JO OEB 1987, 362]). Il appartient dans ce cas au demandeur ou à son mandataire de démontrer que non seulement un système normalement efficace de surveillance des délais fixés dans la CBE était en place dans l'entreprise ou le cabinet, mais aussi que ledit système prévoit un mécanisme de vérification indépendant et efficace permettant d'éviter l'inobservation des délais (voir les décisions récentes à ce sujet T 828/94, T 1172/00 et T 36/97 rendues respectivement les 18 octobre 1996, 5 septembre 2001 et 23. octobre 2001 ainsi que dautres décisions des chambres de recours citées dans "La jurisprudence des chambres de recours de l'Office européen des brevets", troisième édition, 1998, page 326 et suivantes).

Cela suppose qu'il doit être possible des pièces produites au dossier de conclure comment l'observation des délais était contrôlée, si un mécanisme de rappel du délai avait eu lieu ou quelles dispositions étaient prises pour soumettre le dossier au mandataire pour qu'il puisse, le cas échéant, agir en temps utile avant l'expiration du délai. Une mention générale d'existence de relances mensuelles par l'ordinateur à destination des assistantes et des mandataires ne saurait être considérée comme suffisante. De même, une inscription du délai dans un fichier sans qu'un contrôle ne soit effectué ne pourra faire aboutir avec succès la requête en restitutio in integrum.

Des pièces produites par lettre en date du 18 juin 2002, il ressort clairement et d'une manière détaillée que le système de vérification et de surveillance des délais comportait un mécanisme de double contrôle de tâches effectuées, dès l'arrivée de la pièce (saisie informatique, inscription manuscrite), puis ultérieurement lorsque la pièce a été transmise à l'assistante du mandataire (contrôle de la saisie informatique et de l'inscription manuscrite) et ce, d'une manière centralisée et décentralisée, les tâches étant exécutées par des personnes différentes disposant des qualifications requises. L'ensemble des explications ont été étayées par des déclarations des personnes concernées. D'autre part, la preuve de la surveillance régulière de ces tâches par le mandataire a, elle aussi, Bté apportée par une attestation du mandataire. Il sagit donc en lespèce dun système efficace de surveillance des délais qui au cas particulier par une méprise survenue dune manière isolée a entraîné linobservation du délai en cause.

5. Par ces motifs, la requérante peut être rétabli dans ses droits quant à l'inobservation du délai de deux mois prévu pour la formation du recours (article 108, première phrase CBE).

DISPOSITIF

Par ces motifs, il est statué comme suit :

Il est fait droit à la requête en restitutio in integrum dans le délai de deux mois inobservé pour former recours.