T 0479/10 (Restitutio/TESA SA) of 21.9.2011

Exposé des faits et conclusions

I. Par télécopie en date du 4 mars 2010 la requérante (titulaire du brevet) a formé recours contre la décision intermédiaire de la division d'opposition remise à la poste le 19 janvier 2010 relative au texte dans lequel le brevet n° 1 319 924 modifié peut être maintenu. La taxe de recours a été acquittée le même jour.

II. Le 28 juin 2010, le greffier de la chambre de recours notifiait au mandataire agréé dûment constitué que le recours devrait être jugé irrecevable, dans la mesure où aucun mémoire exposant les motifs du recours n'avait été déposé. Cette notification a été reçue par le mandataire le 30 juin 2010.

III. En réponse à cette notification, la requérante a, par télécopie en date du 27 août 2010, présenté une requête en restitutio in integrum et accompli l'acte omis c'est-à-dire déposé le mémoire exposant les motifs du recours. La taxe de restitutio in integrum a été acquittée le 25 août 2010.

IV. Dans une première notification remise à la poste le 13 décembre 2010, la chambre a constaté que la requête en restitutio se fondait essentiellement sur une défaillance isolée du système de surveillance des délais. Elle a signalé qu'il était nécessaire qu'un tel système comporte un mécanisme de vérification indépendant du suivi des délais. La chambre a demandé des explications détaillées du système de surveillance des délais mis en place dans le cabinet du mandataire ainsi que des précisions sur les circonstances dans lesquelles le délai enregistré dans le système informatique a été modifié de manière erronée. La chambre a également demandé des pièces pour étayer les affirmations et faits à l'appui de la requête.

V. Dans une lettre de réponse à cette notification, datée du 21 mars 2011, la requérante a fourni un certain nombre de précisions.

VI. L'intimée (opposante) a pris position sur la requête en restitutio in integrum dans ses courriers successifs datés du 20 décembre 2010 et du 7 avril 2011, respectivement.

VII. Le 20 mai 2011, la chambre a convoqué les parties à la procédure orale. Dans une notification en annexe de la convocation, la chambre a fait savoir que, après examen des moyens présentés, elle estimait que la requête en restitutio in integrum ne pouvait pas aboutir. Les parties étaient informées qu'à la procédure orale la discussion porterait exclusivement sur la question de l'admissibilité du recours et donc sur la requête en restitutio in integrum.

VIII. Les faits et arguments présentés par la requérante peuvent être résumés comme suit:

a) Après réception de la décision en recours le 25 janvier 2010, le mandataire de la requérante a lui-même enregistré dans la base de donnée appelée Caspar, le système informatisé de suivi des délais employé par son cabinet, un délai appelé "taxe recours R99(2)" pour le 19 mars 2010 et un délai appelé "mémoire recours R99(2)" pour le 19 mai 2010. Ces délais correspondaient aux échéances des délais selon l'article 108 CBE, moins une marge de 10 jours déduite de manière systématique à titre préventif par le mandataire.

b) La requête de recours selon l’article 108 EPC a été déposée le 4 mars 2010. La taxe de recours a été acquittée le même jour.

c) Un mémoire de recours a été préparé et presque complété entre le 4 mars et le 14 avril 2010. Suite à une fausse manipulation involontaire le mandataire a enregistré que la tâche affectée au délai du 19 mai 2010 était réalisée sans que le mémoire de recours ait été effectivement soumis à la requérante pour approbation et contrôle.

d) En ce qui concerne la question de savoir s'il avait été fait preuve de toute la vigilance nécessitée par les circonstances, la requérante a fait valoir que le cabinet de son mandataire était un bureau de dimension modeste qui n'était pas tenu, selon la jurisprudence des chambres de recours de l'Office européen des brevets, de mettre en place un mécanisme indépendant de contre-vérification du suivi des délais. Néanmoins le cabinet de son mandataire avait mis en place un double système de surveillance des délais:

i) Le principal système de suivi des délais reposait sur un système informatisé appelé Caspar. Les échéances des délais y figuraient sous forme tabellaire. Pour enregistrer qu'une tâche affectée à une échéance a été réalisée, il fallait cliquer sur la case correspondant à ce délai. Le délai n'était de ce fait pas supprimé de façon permanente de la présentation tabellaire, mais seulement marqué comme étant respecté. Néanmoins, la date d'une telle modification apportée à la base de données ne pouvait plus être établie rétrospectivement, car aucun historique des modifications n'était stocké par le système. Seulement la date de la dernière modification était sauvegardée.

L'autorisation pour inscrire et effacer des délais dans le système Caspar n'était pas restreinte à un cercle limité de personnes, mais les délais n'étaient modifiés de manière générale que par les mandataires en brevet et par le personnel administratif disposant d’une expérience suffisante. La personne chargée du courrier n'était pas responsable du suivi des délais dans le système Caspar.

Dans le cas présent, les échéances des délais selon l'article 108 CBE avaient été saisies dans la base de données Caspar par le mandataire de la requérante.

ii) Un deuxième système de contrôle des délais existait qui, depuis janvier 2010, était basé sur un agenda électronique. Les échéances des délais y étaient saisies sous forme de tâches par la personne administrative responsable du courrier. Ce deuxième système de contrôle concernait uniquement les délais importants. Etaient considérés comme importants les délais pour lesquels il n’existe pas de remède juridique simple. Les délais moins importants ne faisaient pas l’objet d’un double contrôle. Il existait une liste des délais importants que la personne chargée du courrier devait traiter.

e) La requérante a mis en avant que l’erreur a été commise dans des circonstances exceptionnelles qui ont rendu sa détection difficile. Elle a invoqué les circonstances suivantes:

i) Une nouvelle assistante administrative a pris ses fonctions le 14 janvier 2010. Elle prenait le relais d'une personne d'expérience décennale en suivi administratif des procédures européennes. Eu égard au fait que la nouvelle assistante n’avait jamais eu la responsabilité du contrôle de délais liés aux procédures en matière des brevets, elle a été placée sous le contrôle d’un collaborateur, M. Muriset, qui disposait d’une expérience dans les procédures européennes. Entre le 18 et le 31 janvier 2010, M. Muriset était en vacances. Ainsi, il était absent le 25 janvier 2010, le jour de la réception de la décision en recours. Pendant son absence, d'autres personnes de l'administration du cabinet ont accompagné la nouvelle assistante dans sa formation.

ii) Une des tâches de la nouvelle assistante administrative était de saisir des délais dans le système Outlook. Au vu du besoin de formation initiale et continue de la nouvelle assistante dû à son manque d'expérience dans le traitement de délais liés aux procédures en matière des brevets, les gérants du cabinet ont décidé de simplifier la liste des délais importants que la personne chargée du courrier doit traiter jusqu'au parachèvement de la formation de la nouvelle assistante. Par conséquent, certains délais importants avaient été supprimés temporairement de la liste des délais à contrôler. Dès lors, les délais pour le dépôt du recours et du mémoire du recours selon l'article 108 CBE ont été enregistrés dans la base de données Caspar, mais pas dans l'agenda électronique.

De façon inattendue, la nouvelle assistante a donné congé le 15 avril 2010. Elle a été remplacée par une nouvelle employée le 20 avril 2010 qui devait être instruite dans ses tâches.

Dès lors, la liste simplifiée des délais à contrôler qui avait été a

ppliquée à partir du 14 janvier 2010 était maintenue au delà du 29 mai 2010.

iii) La formation des nouvelles employées et l'absence de M. Muriset, chargé de son instruction en janvier 2010, ont causé une surcharge de travail qui absorbait l’attention de l’ensemble des personnes administratives concernées. Leur capacité à détecter une erreur d’inattention exceptionnelle était d'autant réduite.

IX. Les arguments de l'intimée peuvent être résumés comme suit:

a) La requérante n'avait pas rendu vraisemblable le fait qu'un système normalement efficace de surveillance des délais était en place dans le cabinet de son mandataire. Se référant à la présentation du cabinet sur son site web, l'intimée estimait que ce cabinet était d'une dimension qui, selon les décisions T 1465/07, T 68/05 et T 428/98, exigeait de prévoir un mécanisme de vérification indépendant du suivi des délais permettant d'éviter l'inobservation des délais. Au vu des plusieurs centaines de délais qui devaient être respectés par le cabinet chaque mois selon les dires du mandataire de la requérante, le suivi des délais revêtait une grande importance et constituait une partie importante du travail dans ce cabinet. Par la décision de simplifier la liste des délais importants que la personne chargée du courrier devait saisir dans l'agenda électronique, le cabinet a suspendu le mécanisme de vérification indépendant du suivi des délais. Le système de surveillance des délais en place ne comportait donc plus de mécanisme de contrôle indépendant et reposait seulement sur le système informatisé Caspar.

b) La suspension du mécanisme de vérification indépendant du suivi des délais était une disposition inappropriée pour répondre à la surcharge de travail causé par le manque d'expérience de la nouvelle assistante administrative et l'absence de son superviseur, M. Muriset, au début de sa formation. Ces faits ne pouvaient pas justifier de renoncer à un contrôle indépendant du suivi des délais importants. Au contraire, il aurait fallu renforcer les mesures de contrôle pour éviter l'inobservation des délais. Les explications fournies par la requérante ne faisaient que démontrer un défaut général d'organisation.

c) Les faits invoqués à l'appui de la requête en restitutio in integrum, notamment le fonctionnement du système du suivi des délais ainsi que l'inscription et l'effacement dans le système informatisé Caspar du délai pour le dépôt du mémoire de recours, ne ressortaient pas de manière cohérente et complète de la requête, telle que déposée dans le délai de deux mois prévu à la règle 136(1) CBE. Du fait que l'on ne pouvait remédier ultérieurement à ces omissions en présentant de nouveaux faits, on ne pouvait pas faire droit à la requête ou on devait même la rejeter comme inadmissible.

X. La requérante a demandé à être rétablie dans ses droits quant au délai pour déposer un mémoire exposant les motifs du recours selon article 108 CBE.

L'intimée a demandé le rejet de la requête en restitutio in integrum.

Motifs de la décision

1. Sur la recevabilité du recours

La recevabilité du recours formée par la requérante dépend de la question de savoir si la chambre peut faire droit à la requête en restitutio in integrum quant au délai pour déposer un mémoire exposant les motifs du recours (article 108, troisième phrase, et règle 101(1) CBE).

2. Sur la recevabilité de la requête en restitutio in integrum

2.1 Une requête en restitutio in integrum satisfait aux exigences visées à la règle 136(2), première phrase CBE si les motifs et les faits invoqués à l'appui de la requête sont exposés et développés de manière concluante. Cela permet de garantir que la base factuelle de la décision demandée ne soit pas modifiée après l'expiration du délai prévu pour la présentation de la requête (cf. J 19/05 du 24 novembre 2006, no. 4 et 5 des motifs; T 585/08 du 20 octobre 2009, no. 9 des motifs). Par conséquent, la requête en restitutio in integrum doit exposer la cause exacte de l'empêchement à l'origine de l'inobservation du délai concerné (c'est-à-dire un fait ou un obstacle ayant empêché l'acte requis d'être accompli dans le délai prescrit), préciser à quel moment et dans quelles circonstances l'empêchement est survenu et a cessé, et présenter les principaux faits qui permettent d'examiner s'il a été fait preuve de toute la vigilance nécessitée par les circonstances en vue d'observer le délai concerné (cf. J 15/10 du 8 novembre 2010, no. 3.2 des motifs).

2.2 La requête en restitutio in integrum, telle que déposée dans le délai de deux mois prévu à la règle 136(2), deuxième phrase CBE, expose que le mandataire a enregistré dans le système de surveillance des délais Caspar que le délai du 19 mai 2010 pour le dépôt du mémoire de recours a été respecté sans que le mémoire de recours ait été envoyé. Il ressort de la requête que cette modification erronée due à une manipulation inattentive était la cause de l'empêchement à l'origine de l'inobservation du délai. Le fait que le délai pour le dépôt du mémoire de recours n'avait pas été soumis à un mécanisme de vérification indépendant y a contribué. En ce qui concerne la question de savoir s'il avait été fait preuve de toute la vigilance nécessitée par les circonstances, la requérante s'est essentiellement fondée sur une défaillance isolée du système de surveillance des délais. Elle a présenté les faits à l'appui de sa justification. Même si l'intimée invoque à juste titre que les moyens produits en temps voulu manquaient de précision, la cause de l'inobservation et les principaux faits sur lesquelles se fondait la requête ont été exposés. Ainsi, la base factuelle de la requête n'a pas été modifiée après l'expiration du délai prévu pour la présentation de la requête. La requête satisfait donc aux exigences visées à la règle 136(2), première phrase CBE.

2.3 La requête en restitutio in integrum satisfait également aux conditions restantes de l’article 122 et de la règle 136 CBE. La date de cessation de l'empêchement à retenir est le 30 juin 2010, c'est-à-dire la date de réception par le mandataire de la notification du greffier de la chambre de recours en date du 28 juin 2010. La requête reçue le 27 août 2010 à été présentée dans le délai de deux mois expirant le 30 août 2010 (règle 136(1) CBE).

2.4 La requête en restitutio in integrum est donc recevable en la forme.

3. Sur le bien-fondé de la requête en restitutio in integrum

3.1 Il convient d'abord de constater que les affirmations et faits présentés à l'appui de la requête n'ont pas été étayés par des pièces et déclarations. Même compte tenu de l'exposé du mandataire par écrit et oralement, la chambre estime qu'il subsiste quelques doutes pour ce qui est de la question de savoir dans quelles circonstances le délai enregistré dans le système informatique Caspar a été modifié de manière erronée. Néanmoins, cet aspect n'était pas pertinent pour la décision.

3.2 Selon la jurisprudence des chambres de recours, une méprise survenant isolément dans l'application d'un système de suivi des délais qui, par ailleurs, fonctionne correctement est excusable. Ainsi, la requérante ou son mandataire doivent rendre vraisemblable le fait qu'un système normalement efficace de surveillance des délais était en place dans l'entreprise ou le cabinet à la date pertinente.

3.3 Il est considéré généralement dans la jurisprudence que pour qu’un système de surveillance des délais permette de satisfaire à l’exigence de vigilance, il est nécessaire que le système comporte un mécanisme de vérification indépendant du suivi des délais (T 428/98, JO 2001, 494, point 3.5 des raisons, affirmant la décision T 828/94). Ce n’est que dans des cas très particuliers que les chambres de recours, en prenant en considération la taille de l'entité responsable du suivi des délais, de l'organisation interne du travail ainsi que du nombre de délais à surveiller, ont placé des exigences moins strictes à un système de surveillance des délais. Néanmoins, les cas dans lesquels les chambres ont considéré que la personne responsable avait fait preuve de toute la vigilance nécessaire, bien qu’il n’ait pas été prévu de mécanisme de contrôle indépendant dans le système de suivi des délais, ont un caractère exceptionnel (cf. l'analyse de la jurisprudence dans T 1962/08 du 12 décembre 2010, no. 5.2.4 des motifs).

3.4 Selon l'affirmation de l'intimée non contestée par la requérante, le cabinet de son mandataire comptait sept conseils en brevets et un conseil en marques soit huit personnes travaillant à plein temps sur des dossiers relatifs à la protection de droits de propriété industrielle. Pour le traitement de ces dossiers, il existe normalement des délais à observer, avec des pertes de droits immédiates pour le client lorsque ces délais ne sont pas respectés. De ce fait, on ne saurait conclure que le cabinet était un bureau de dimension relativement modeste dans lequel les mandataires n’avaient à suivre qu’un nombre limité de délais. Cette constatation a été confirmée par le mandataire de la requérante qui a expliqué lors de la procédure orale que son cabinet avait à traiter plusieurs centaines de délais par mois. Le suivi des délais revêtait par conséquent une grande importance et constituait une partie importante du travail dans ce cabinet.

La requérante a fait valoir devant la chambre que les mandataires effectuaient le suivi des délais de façon personnalisée en collaboration étroite entre les mandataires et avec du personnel fiable. Or, le mandataire de la requérante n'a pas présenté de manière cohérente et complète l'organisation des travaux de bureau et du traitement des dossiers dans la requête, telle que déposée dans le délai de deux mois prévu à la règle 136(1) CBE. Il n'a fourni aucun élément de preuve pourconfirmer ses dires. Par conséquent, il reste des doutes quant à la gestion du travail dans le cabinet. Il ressort toutefois de la requête que la personne d'expérience décennale en suivi administratif des procédures européennes venait de quitter le cabinet au début de l'année 2010. Elle était remplacée par une personne qui n’avait jamais eu la responsabilité du contrôle de délais liés aux procédures en matière des brevets. A part M. Muriset, personne parmi le personnel administratif ne disposait alors d’une expérience dans les procédures européennes. La chambre ne peut donc pas admettre qu'il existait au moment pertinent une relation de travail fondée sur la confiance mutuelle au vu d'une collaboration éprouvée pendant plusieurs années. Dès lors, la chambre estime ne pas être en présence d'une situation exceptionnelle telle que considérée dans les décisions T 166/87 du 16 mai 1988, J 31/90 du 10 juillet 1992 et J 11/03 du 14 avril 2005, dans laquelle, pour satisfaire à l'exigence de vigilance nécessaire, il n'était pas nécessaire de prévoir un mécanisme de contrôle indépendant dans le système de suivi des délais. Par conséquent, pour qu'il puisse être admis qu'il a été fait preuve de toute la vigilance nécessaire, il appartient dans le cas présent à la requérante de démontrer que non seulement un système normalement efficace de surveillance des délais fixés dans la CBE était en place dans le cabinet, mais aussi que ledit système prévoyait un mécanisme de vérification indépendant permettant d'éviter l'inobservation du délai pour déposer un mémoire exposant les motifs du recours selon article 108 CBE.

3.5 En ce qui concerne le système de surveillance des délais en place dans le cabinet du mandataire de la requérante, la chambre constate qu'il a été remodelé au début de l'année 2010. Après le départ de la responsable qui avait une expérience décennale en suivi administratif des procédures européennes, le cabinet a décidé de simplifier la liste des délais que la personne chargée du courrier devait saisir dans l'agenda électronique. De ce fait, le cabinet a renoncé à un contrôle indépendant du suivi de certains délais importants.La chambre ne peut donc pas accepter la proposition de la requérante que le caractère normalement satisfaisant du système de surveillance a été démontré par le fait que ce système avait fonctionné auparavant de manière efficace pendant de nombreuses années.

S'agissant des délais supprimés de la liste des délais à saisir dans l'agenda électronique, le système de surveillance des délais en place ne comportait donc plus de mécanisme de contrôle indépendant et reposait entièrement sur le système informatisé Caspar. Le mandataire de la requérante a concédé qu'entre autres, les délais pour le dépôt du recours et du mémoire du recours selon l'article 108 CBE avaient été supprimés de la liste des délais à contrôler. Dès lors, ces délais ont été enregistrés dans la base de données Caspar, mais pas dans l'agenda électronique.

Les délais pour le dépôt du recours et du mémoire de recours selon l'article 108 CBE sont cruciaux puisque, s'ils ne sont pas observés, le recours est rejeté comme irrecevable et il n'existe aucune autre voie ordinaire de recours. Ces délais doivent donc faire l'objet d'une attention particulière. On ne peut pas considérer qu'un système de surveillance des délais satisfaisant a été en place à la date pertinente si un mécanisme de vérification indépendant du suivi de tels délais faisait défaut.La chambre en conclut que le système de surveillance des délais était manifestement défaillant.

3.6 La requérante invoque que la méprise est survenue dans des circonstances exceptionnelles. Elle fait valoir que la nouvelle assistante administrative manquait d'expérience, qu'elle a inopinément donné congé le 15 avril 2010, qu'elle a été remplacée par une nouvelle employée le 20 avril 2010 et que la formation du nouvel personnel ainsi que les jours fériés et congés maladie de la personne chargée de son instruction ont causé une surcharge de travail exceptionnelle qui absorbait l’attention de l’ensemble des personnes administratives concernées.

Ces explications contribuent peu à démontrer que l’obligation de vigilance a été respectée. Elles donnent uniquement le contexte dans lequel le dossier a été traité. On ne peut pas non plus admettre que ces faits constituent des circonstances extraordinaires qui justifieraient, en tant que disposition appropriée pour répondre à cette situation, de renoncer à un contrôle indépendant du suivi des délais importants. Par conséquent, la Chambre ne saurait retenir ce motif.

3.7 L'ensemble des pièces du dossier ne permet pas à la chambre de constater qu'un système de surveillance des délais était en place qui comportait un mécanisme de vérification indépendante et qui ne s'était révélé défaillant que dans des circonstances exceptionnelles. Il ne peut donc être fait droit à la requête en restitutio in integrum quant au délai de dépôt du mémoire exposant les motifs du recours.

3.8 Par conséquent, le recours doit être rejeté comme irrecevable en vertu de l’article 108, troisième phrase et de la règle 101(1) CBE.

Dispositif

Par ces motifs, il est statué comme suit

1. La requête en restitutio in integrum est rejetée.

2. Le recours est rejeté comme irrecevable.