T 0489/04 () of 8.9.2005

Exposé des faits et conclusions

I. Par lettre datée du 2 avril 2004 et reçue à l'Office le 7 avril 2004, l'Opposante a déposé un acte de recours contre la décision de la division d'opposition datée du 26 février 2004 par laquelle l'opposition formée contre le brevet européen n° 0 692 861 a été rejetée.

La taxe correspondante a été payée le 7 avril 2004.

II. Notification selon l'article 108 et la règle 65(1) CBE a été adressée le 27 août 2004 à la requérante destinée à l'informer que le recours sera vraisemblablement rejeté comme irrecevable en l'absence de dépôt dans les délais des motifs du recours.

Attention de la requérante a été attirée sur les dispositions de la règle 84bis et de l'article 122 CBE.

III. La requérante a introduit par lettre datée du 21 octobre 2004 reçue le 22 suivant une requête en restitutio in integrum et a acquitté la taxe correspondante.

Elle a essentiellement fait valoir que la défaillance constatée est imputable au remplacement de son système informatique de surveillance des délais intervenu à compter du 24 février 2004, aux difficultés liées à des problèmes de compatibilité et de mise à jour des programmes survenus lors de la mise en place de celui-ci, à la nécessité lors du transfert de données informatiques de vérifier toutes les informations portant sur une grande quantité de dossiers, à l'impossibilité de faire effectuer ce travail spécialisé et de confiance par d'autres employés du cabinet ainsi qu'au départ en congé, au cours de la période litigieuse, de la responsable des délais.

Elle a ajouté que les personnes chargées de la surveillance des délais, Madame K. et Madame B. étaient expérimentées et compétentes et qu'elles n'avaient jusqu'à présent commis aucune erreur.

Photocopies de la chemise du dossier et des agendas tenus par Madame K. et par Madame B. portant les dates des 26 avril et 26 juin 2004 ont été versées dans la procédure.

Ont également été versées aux débats la liste datée du 7 juin 2004 des dossiers à suivre pendant la durée des congés de Madame K. ainsi que la lettre datée du 2 avril 2004 par laquelle la société mandante était informée de la nécessité de respecter la date impérative du 26 juin 2004 pour déposer les motifs du recours.

Un mémoire exposant les motifs du recours au fond a été joint et l'aménagement d'une procédure orale a été sollicité.

IV. La titulaire du brevet a conclu le 10 janvier 2005 que la requérante ne rapportait pas la preuve que les conditions visées par les dispositions de l'article 122 de la CBE ainsi que celles définies par la jurisprudence étaient remplies.

V. Une notification de la Chambre de recours datée du 28 janvier 2005 a été adressée aux parties dans laquelle les explications de la requérante étaient sollicitées, notamment sur le fonctionnement du nouveau programme informatique de gestion des délais installé à compter du 24 février 2004, sur les circonstances de la suppression de la date reportée sur les agendas ainsi que sur la première page du dossier, sur l'impact sur la gestion des délais provoqué par l'installation d'un nouveau système informatique ainsi que le départ en congé d'une salariée.

VI. A sa réponse datée du 29 mars 2005, la requérante a joint des déclarations écrites de Madame K. et de Madame B.

La requérante a notamment expliqué que tant l'ancien que le nouveau système informatique mis en place n'a jamais été destiné à gérer les délais de procédure, tels ceux qui occupent le présent cas.

Le système informatique participe essentiellement à la gestion administrative des dossiers, des délais de paiement des taxes annuelles et des taxes de prolongation entre autres.

La communication de documents informatiques sollicitée par la Chambre est donc sans objet dans la mesure où la gestion des délais de procédure a toujours été réalisée à l'aide des deux agendas confiés à deux employées, respectivement Madame K. et Madame B., elles-mêmes contrôlées par Madame J. ou par le conseil en brevet personnellement.

La requérante fournissait la méthode d'enregistrement des délais et expliquait la signification des mentions "S 5602EP","K+S","BB","l" reportées sur les agendas.

Elle indiquait qu'en biffant la date du 26 avril 2004 sur son agenda et sur la chemise du dossier, Madame K. a manifestement dû croire que les motifs du recours avaient également été transmis à la chambre. Elle a de ce fait aussi barré la date fatidique du 26 juin 2004.

Elle présumait également que Madame B. avait rayé les dates des 26 avril et 26 juin 2004 sur les indications de Madame K.

Elle soutenait que l'installation et les difficultés de mise en oeuvre du nouveau système informatique avaient alourdi les tâches du cabinet et seraient, en cela, à l'origine de l'inadvertance commise par les deux employées.

Elles ont eu pour conséquence la suppression sur les agendas ainsi que sur la chemise du dossier (n° interne S 5602 EP) de la date butoir fixée pour déposer les motifs du recours.

La requérante a encore ajouté que la mise en place du nouveau système informatique, notamment destiné à gérer les taxes et les délais pour les acquitter, a contraint une personne aussi expérimentée que Madame K. à y consacrer beaucoup de temps au détriment d'autres tâches, l'emploi de personnel temporaire n'ayant, par ailleurs, pas été envisageable pour remédier à cette situation.

Elle soulignait qu'elle ne pouvait pas compter sur les diligences de la société mandante qui ne possède ni division des brevets ni même une personne qualifiée dans ce domaine spécialisé.

Elle précisait enfin que le dépôt de la requête en restitutio in integrum constituait le premier incident de cette nature, démontrant ainsi que le système de surveillance des délais avait toujours, jusqu'à cet incident, fonctionné de manière satisfaisante.

VII. Dans sa réponse datée du 11 mai 2005, la titulaire du brevet a contesté le bien-fondé des arguments avancés par la requérante. Elle constatait notamment que :

- l'installation d'un nouveau programme d'ordinateur ainsi que les congés de Madame K. n'avaient aucun rapport avec l'erreur commise,

- le rôle tenu par Madame K., en particulier dans la mise en place du nouveau programme informatique, a eu pour conséquence d'alourdir inopportunément sa charge de travail au point de lui faire commettre une erreur dans la gestion du délai pour déposer les motifs de recours,

- la double erreur commise par les deux salariées ne trouvait pas d'explications raisonnables,

- la gestion des deux agendas, telle que rapportée par les deux employées dans leurs attestations, prouve qu'il n'existait pas de véritable double contrôle des délais de procédure, ce qui démontre un manque de diligence caractérisé.

La titulaire du brevet a également sollicité une nouvelle répartition des frais de procédure et la prise en charge par la requérante de la globalité des frais qu'elle-même a dû engager pour cette procédure.

Elle expliquait que la requête en restitutio in integrum lui avait occasionné un préjudice économique important et l'avait anormalement laissée dans l'expectative quant à l'issue de la procédure alors qu'elle n'avait personnellement commis aucune faute.

VIII. La procédure orale s'est tenue le 8 septembre 2005.

Au cours de celle-ci, la requérante a ajouté que le système de contrôle des délais mis en place dans le Cabinet était un contrôle manuel performant, simple et pratique mais digne de confiance ; que la complexité de ce système devait rester dans des limites raisonnables et que le biffage des dates n'est intervenu qu'après des contrôles sérieux et approfondis des éléments du dossier par les membres du Cabinet.

La requérante a demandé le rétablissement dans ses droits en ce qui concerne le dépôt du mémoire exposant les motifs du recours selon l'article 122 CBE.

La titulaire du brevet a demandé le rejet de la requête en rétablissement selon l'article 122 CBE, le rejet du recours pour non-recevabilité et une répartition des frais pour la procédure portant sur la requête en rétablissement selon l'article 122 CBE.

Motifs de la décision

1. Sur la recevabilité de la requête en restitutio in integrum.

L'article 122(2) CBE fixe les conditions qui rendent recevable la requête en restitutio in integrum.

1.1 La requête écrite parvenue à l'Office le 22 octobre 2004, soit dans le délai légal de deux mois à compter de la réception de la notification datée du 27 août 2004 qui informe la requérante que le recours allait être déclaré irrecevable, remplit la première des conditions de l'article 122(2) CBE.

1.2 La réception par l'Office le 22 octobre 2004 des motifs de recours confirme le respect d'une autre des dispositions prévues par l'article susvisé.

1.3 Le délai d'un an à compter de l'expiration du délai non observé visé à l'article 122(2) CBE commençant à courir à compter du 7 mars 2004 (règle 78(2) CBE), la requérante a valablement déposé sa requête le 22 octobre 2004 dans le délai imparti.

1.4 La requête en restitutio in integrum est donc recevable en la forme.

2. Sur le bien-fondé de la requête en restitutio in integrum.

2.1 Il appartient au mandataire et à son mandant de faire la preuve qu'ils ont mis en oeuvre toute la vigilance nécessitée par les circonstances pour que les délais prévus par la Convention sur le brevet européen soient respectés.

L'obligation de faire preuve de toute la vigilance requise est considérée comme remplie lorsque l'inobservation du délai est due soit à des circonstances exceptionnelles, soit à une méprise isolée dans l'application d'un système de surveillance des délais qui, par ailleurs, fonctionne correctement (J3/86, JO 1987, 362).

2.2 Dans ses dernières écritures, la requérante a admis que la mise en place d'un nouveau système informatique à partir du mois de février 2004 ainsi que les congés de Madame K. au mois de juin 2004 n'avaient eu qu'une influence indirecte sur le non respect du délai pour déposer les motifs de recours.

2.3 Madame K. et Madame B. ont l'une et l'autre expliqué dans leur attestation respective le processus de tenue des délais de procédure.

Madame K. procède habituellement ainsi :

- réception du courrier,

- apposition d'une date à l'aide d'un tampon encreur,

- inscription manuscrite d'une date correspondant aux délais,

- report de cette date dans un agenda (Fristenkalender) avec mentions du numéro de dossier, du nom du mandant, ainsi que des dispositions à prendre au cours de ces délais,

- mention de la lettre "l" signifiant que les délais sont des délais insusceptibles de report ou de prolongation,

- mention des délais sur la chemise du dossier,

- transmission du courrier à Madame B.,

- vérification par Madame B. du bon report des dates sur les documents,

- report des délais sur l'agenda de Madame B.

Madame B. a expliqué :

- recevoir le courrier qui, tamponné, daté et visé par Madame K. porte la mention des délais de procédure,

- vérifier les mentions portées par Madame K. sur le courrier,

- reporter dans son agenda les délais de procédure,

- transmettre le courrier et son agenda à Madame J. pour contrôle et vérification.

Avant le départ en congé de Madame K., Madame B. aurait comparé son agenda avec celui de Madame K. sans avoir relevé d'anomalie, la date du 26 juin 2004 ayant été rayée.

3. Il apparaît de cette description qu'un double contrôle des délais semble avoir voulu être instauré.

Si ce système s'est révélé être défaillant, ni le mandataire ni les deux employées ou Madame J. n'ont été en mesure de fournir des explications convaincantes et indiscutables sur le fait que la date du 26 juin 2004, date butoir pour déposer les motifs du recours avait été rayée, tant sur les agendas de Madame K. et de Madame B. que sur la chemise du dossier.

Seule Madame K. suggère qu'elle a certainement biffé la date du 26 juin 2004 sur son agenda et sur la chemise du dossier en croyant que les motifs de recours avaient été transmis également avec le recours.

4. Mais à considérer comme plausible cette version, elle ne permet toutefois pas d'expliquer pourquoi la date du 26 juin 2004 figurant sur l'agenda de Madame B. a également été biffée et par qui.

Car l'instauration d'un véritable système de double contrôle des délais aurait permis d'obvier l'erreur constatée.

Il apparaît ainsi que le système a été déficient du seul fait qu'il n'y a eu contrôle que de l'agenda de Madame K. et non pas contrôle du contenu du dossier lui-même qui aurait révélé que contrairement à ce que croyait Madame K., les motifs de recours n'accompagnaient pas le recours lui-même.

Que c'est cette absence de contrôle du contenu des actes du dossier qui a été la cause de la défaillance.

Si un double contrôle des délais sur les agendas avait été effectué, Madame B., puis Madame J. auraient dû s'apercevoir que la rature portée sur la chemise du dossier ainsi que sur l'agenda de Madame K. ne correspondait pas à la réalité des faits, puisqu'aucune copie des motifs du recours ne figurait au dossier.

Qu'il semblerait davantage que la rature portée sur l'agenda de Madame B., sans que l'on sache d'ailleurs par qui, ait été apposée de façon automatique sans vérification aucune.

C'est d'ailleurs ce que la requérante semble admettre dans son mémoire en réponse à la communication lorsqu'elle écrit :

"Frau B. hat vermutlich auf Mitteilung von Frau K. in ihrem Fristenkalender mit der Frist vom 26 April auch die Frist vom 26 Juni 2004 gestrichen."

Qu'il s'agit donc ici d'une véritable faiblesse dans l'organisation conceptuelle du contrôle des délais.

La requérante en convient d'ailleurs dans son mémoire daté du 29 mars 2005 (voir page 4, point 6, paragraphe 3) lorsqu'elle indique qu'avant le départ en congé de Madame K., celle-ci avec Madame B. ont sorti les dossiers, "die entsprechenden Akten herausgesucht", dans lesquels des délais étaient à respecter et que les deux employées n'avaient aucun motif de soupçonner que les dates biffées, tant sur leurs agendas respectifs que sur la chemise du dossier l'avaient été de façon erronée.

Cette méthode ne saurait en aucun cas constituer le double contrôle nécessaire destiné à s'assurer du respect des délais.

En effet, toute rature des dates portant délais figurant sur les agendas ou sur la chemise du dossier n'aurait dû intervenir qu'à l'issue d'une vérification des éléments contenus dans le dossier faite de façon indépendante l'une de l'autre par chacune des employées dans le but de s'assurer que toutes les diligences avaient été, sans aucun doute, effectuées dans les délais.

5. La requérante tente d'expliquer la défaillance préjudiciable par la mise en place, à compter du mois de février 2004, d'un nouveau système d'ordinateur, qui, quoique non destiné à gérer les délais de procédure, n'en a pas moins bouleversé l'organisation générale du cabinet en absorbant le temps et l'énergie de tout le personnel, et en particulier de Madame K.

Pour l'occasion, celle-ci aurait toutefois été déchargée de certaines autres fonctions, sans qu'il soit par ailleurs précisé lesquelles.

La requérante maintient également qu'il lui était impossible d'envisager d'engager temporairement du personnel compétent.

Les excuses invoquées ne sauraient toutefois être acceptées.

En effet, il est connu que la restructuration interne d'une structure professionnelle ou administrative entraîne inévitablement des bouleversements dans l'organisation habituelle du travail du personnel.

Ces changements sont toutefois prévisibles et peuvent donc être anticipés.

Il appartenait par conséquent au responsable de la structure professionnelle qui ne pouvait ignorer les affres de la mise en place d'un nouveau système d'ordinateur de prendre, suffisamment longtemps à l'avance, les mesures structurelles adéquates destinées à assurer aux employées des conditions optimales de travail pour surveiller les délais importants du dossier litigieux.

6. Il convient cependant de donner crédit à la requérante de ce qui constituerait, selon elle, une erreur isolée dans un système qu'elle considère néanmoins comme éprouvé puisqu'il aurait jusqu'à présent fonctionné normalement.

Le caractère isolé d'une erreur n'atténue toutefois pas la gravité de ladite erreur.

En effet, la requérante, soutenue par les déclarations de Madame B., indique que les délais avaient également été surveillés par Madame J.

Or, en sa qualité de superviseur, celle-ci aurait dû avoir son attention attirée sur le caractère erroné de la rature apposée sur les agendas des deux employées.

En outre, l'examen du dossier litigieux aurait dû l'amener à s'interroger sur la véracité de la mention portée sur la chemise dudit dossier rapprochée aux indications portées sur les agendas des deux employées alors qu'elle devait savoir que les motifs du recours n'avaient manifestement pas encore été rédigés.

7. Il s'infère donc de ce qui précède qu'au moment où les erreurs ont été commises, il n'existait pas de système de surveillance des délais fiable.

Que ce manquement démontre une absence de diligence dans la gestion du dossier dans une situation ordinaire dépourvue de tout caractère exceptionnel qui aurait pu justifier le bien-fondé de la requête.

8. La requérante justifie enfin le silence de son mandant à sa lettre d'information datée du 2 avril 2004 par le fait qu'il s'agit d'une entreprise dépourvue de "division brevets", voire même d'interlocuteur compétent et qu'il n'y avait donc pas lieu à s'attendre à un rappel de sa part.

Toutefois, selon la décision J3/93 (non publiée, voir point 2.1), l'obligation de vigilance pèse au premier chef sur le demandeur, puis par l'effet de la délégation qu'opère le mandat, sur le mandataire agrée chargé de le représenter devant l'Office, sans que l'absence de faute du mandataire n'exonère le mandant des conséquences de ses propres comportements fautifs, voire simplement négligents.

Dans la mesure où l'ordre de faire appel de la décision contestée émanait expressément de la société opposante, laquelle avait été informée que la date du 26 juin 2004 pour déposer les motifs du recours était impérative et insusceptible de prolongation, il apparaît, en l'absence d'éléments probants contraires, que la société demanderesse n'a également pas fait preuve de toute la vigilance nécessitée par les circonstances pour respecter ce délai.

Ceci constitue une raison supplémentaire pour rejeter la requête en restitutio in integrum.

9. La requête en restitutio in integrum étant rejetée, le recours formé par la requérante contre la décision de la division d'opposition est irrecevable pour avoir méconnu les dispositions de l'article 108 CBE.

10. La titulaire du brevet sollicite une nouvelle répartition des frais de procédure et la prise en charge par la requérante de la globalité des frais qu'elle-même a dû engager pour cette procédure.

En application de l'article 104(1) CBE, chacune des parties supporte les frais qu'elle a exposés, sauf décision de la chambre de recours prescrivant, dans la mesure où l'équité l'exige, une répartition différente des frais occasionnés par une procédure orale ou une mesure d'instruction.

Mais dans la mesure où la requérante n'a commis aucun abus de procédure en déposant régulièrement un recours contre la décision contestée, et où il n'apparaît pas à l'évidence dans le présent cas, que des frais supplémentaires aient été occasionnés, la requête en répartition des frais doit être rejetée.

DISPOSITIF

Par ces motifs, il est statué comme suit :

1. La requête en rétablissement est rejetée.

2. Le recours est donc rejeté comme irrecevable.

3. La requête en répartition des frais est rejetée.